Cum să automatizezi sarcinile repetitive în Excel folosind Copilot

Microsoft Excel este un instrument esențial pentru oricine gestionează numere, bugete și seturi de date. Totuși, cu cantitatea enormă de date pe care o manipulezi și toate acele sarcini repetitive, manuale, Excel poate ajunge să fie foarte obositor. Deși pare că o mare parte din marketingul AI este dedicat creației, a fi un asistent rămâne încă pe lista principală a sarcinilor lui Copilot.

Copilot poate gestiona multă muncă plictisitoare pentru tine și îți poate face sarcinile mult mai ușoare. Nici măcar nu este foarte greu să începi, deoarece Copilot vorbește engleză simplă.

Copilot face lucrurile mai ușoare

Lucas Gouveia/How-To Geek | Yaran/Shutterstock

Trecerea de la foile de calcul pe care le faci manual la un flux de lucru automatizat face ca activitatea ta să fie mult mai simplă. Nu spun că nu ar trebui să înveți cum să faci tot programarea și să lucrezi singur, dar este mai rapid să îi spui unei inteligențe artificiale ce trebuie să faci pe un set de date complex și să lași Copilot să se ocupe de munca grea.

Automatizarea menține munca de tip introducere a datelor protejată de greșelile umane, cum ar fi oboseala, tastarea greșită sau omisiunea unui rând, astfel încât totul în foile tale de calcul rămâne curat și de încredere. Când predai sarcinile plictisitoare, cum ar fi formatarea, potrivirea celulelor și efectuarea calculului de bază, lui Copilot, te poți aștepta ca acesta să finalizeze aceste sarcini corect și să-ți îmbunătățească experiența.

Inteligența artificială se chinuie mult atunci când trebuie să creeze propriile lucrări, dar este foarte bună la preluarea datelor și organizarea lor sau la realizarea sarcinilor mărunte. Partea de asistent funcționează de obicei bine, și nu este diferit cu Copilot. În loc să încerci să-ți amintești exact cum să scrii o formulă complexă sau să cauți prin seturi uriașe de date pentru erori mici, poți pur și simplu să-i ceri lui Copilot să facă asta pentru tine.

Deși fiecare AI este mai bun la anumite roluri decât la altele, aș recomanda întotdeauna utilizarea AI-ului unei companii pentru serviciile sale. Copilot, fiind integrat în Excel, ar fi mai bun decât Gemini care încearcă să ghicească o regulă pe care poate o știe de luni de zile. Așadar, ori de câte ori folosiți Microsoft Office 365, folosiți Copilot.

AI-ul va construi coloanele de care ai nevoie, va aplica formatarea condiționată și va realiza sarcinile repetitive în doar câteva secunde. Obișnuiam să fac multe dintre formatațiile manuale singur, ceea ce putea fi obositor din punct de vedere mental, dar folosind Copilot în Excel, lucrurile au devenit mult mai ușoare.

Sunt un mare fan al creării de scurtături care fac exact ceea ce am nevoie, chiar atunci când am nevoie de ele. Copilot ajută cu asta, permițându-ți să creezi cu ușurință macrocomenzi și scripturi personalizate care automatizează fără probleme fluxurile tale de lucru specifice, la cerere.

Cum să configurezi automatizări

Pentru a porni Copilot în fișierele tale Excel, primul pas important este să te asiguri că spațiul tău de lucru este gata. Trebuie să salvezi fișierul tău de calcul în cloud, cum ar fi OneDrive sau SharePoint, și să ai activată funcția AutoSave. Nu trebuie să setezi informațiile tale ca un tabel Excel; aceasta este un mit comun. Totuși, recomand să formatezi datele oricum, deoarece Copilot funcționează foarte bine cu tabele structurate.

Fără această formatare, pierzi fiabilitatea pe care o aveai, dar nu este ceva de care AI-ul să aibă absolut nevoie. Odată ce datele tale sunt toate pregătite, pur și simplu mergi la fila Acasă din panglica Excel și fă clic pe pictograma Copilot. Aceasta va deschide panoul Copilot pe partea dreaptă a ecranului tău.

De acolo, interfața este foarte ușor de utilizat, permițându-ți să îi spui asistentului exact ce vrei să facă în engleză simplă. De exemplu, poți să îi spui AI-ului să extragă detalii specifice dintr-un set mare de date și apoi să genereze un nou tabel sumar, tabel pivot sau dashboard pe un alt sheet. Asta accelerează cu adevărat procesele tale de raportare.

Am încercat să îl fac să verifice site-urile pentru conținut extern, dar ar trebui să știi că funcția sa de căutare pe web nu este consecventă decât dacă îi dai informațiile și contextul exact de care are nevoie. În timp ce Copilot poate răscoli internetul pentru a aduna informații publice, cum ar fi ratele de schimb sau statisticile țărilor, uneori poate prelua date învechite sau incorecte dacă nu îi spui în mod specific să folosească o sursă de încredere, numită.

Dacă te confrunți cu o sarcină repetitivă care necesită mai mult decât filtrarea și formatarea simplă, ești puțin nenorocos. Deși poate prelua mai multe date decât când a fost introdus pentru prima dată, Copilot nu este un motor complet de automatizare și nu poate genera în mod fiabil cod complex Visual Basic for Applications sau macrocomenzi cu mai mulți pași. Poate ajuta la generarea de formule și la explicarea acestora, precum și la asistarea în Excel, dar ține cont că nu va produce întotdeauna macrocomenzi complexe sau fluxuri de lucru avansate de unul singur.

Cele mai bune utilizări pentru automatizarea cu Copilot

Cel mai bun mod de a începe să folosești AI pentru a te ajuta în Excel este să obții mai întâi câștigurile rapide. Așadar, trebuie să faci sarcinile plictisitoare și care consumă mult timp, unde obții multă valoare cu un efort minim și o curbă de învățare ușoară.

Curățarea datelor este cu siguranță cea mai mare provocare. Sunt un mare fan al AI-ului atunci când acționează ca un secretar neobosit sau ca un asistent digital, și exact aici ar trebui să înceapă Copilot să-și facă treaba. În loc să răsfoiești manual mii de rânduri de date, Copilot poate găsi și elimina duplicatele, poate ordona formatele de date inconsistente și poate standardiza scrierea textului în toată foaia de calcul.

Dacă ai o coloană cu un amestec de text cu majuscule și minuscule, sau celule care sunt stricate cu spații suplimentare și formate ciudate de numere, funcțiile de curățare ale Copilot pot găsi și rezolva aceste probleme rapid.

Dincolo de a fi doar un simplu ajutor, un alt mod foarte bun de a folosi Copilot este generarea de formule complexe. Am atât de multe probleme în a-mi aminti formulele și obișnuiesc să caut pur și simplu pe Google ceea ce am nevoie, dar îi spui AI-ului, folosind limbaj simplu, ce fel de matematică sau logică încerci să faci, iar el se ocupă de restul.

De exemplu, ai putea spune că vrei o coloană nouă care să calculeze diferența procentuală dintre două numere specifice, sau să îi ceri să extragă anumite texte dintr-un șir dezordonat. Copilot îți va oferi formula corectă, o va pune în tabelul tău și chiar îți va explica cum funcționează logica.

Practic, Copilot este grozav la efectuarea sarcinilor tale mărunte și chiar la configurarea macrocomenzilor și a automatizărilor pentru a le realiza rapid, mai ales pe măsură ce se adaugă mai multe funcții. AI-ul primește multă critică din cauza cât de mult creează, dar este ușor de iubit când acționează ca un asistent. Recomand să creezi scurtături pentru orice scripturi adaugi și mici modalități de a începe sarcinile în loc să le faci să se activeze imediat.

Încercarea Microsoft de a promova Copilot este destul de enervantă, dar asta dovedește că Copilot nu este întotdeauna rău. De fapt, aș vrea ca Microsoft să mă lase să automatizez și în alte aplicații, dar doar ca asistent, nu ca creator.